Quản lý tốt dòng tiền trong kinh doanh giúp chủ cửa hàng kiểm soát được dòng tiền ra vào. Trong đó bao gồm các khoản phải trả nhà cung cấp, phải thu của khách hàng, lương nhân viên và chi phí khác,… Để vận hành cửa hàng hoặc công ty lâu dài, các bạn phải có cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh một cách hiệu quả. Trong bài viết bên dưới, Rich Nguyen Academy sẽ chia sẻ với mọi người những kinh nghiệm quản lý dòng tiền tốt nhất.
Mục lục
1. Đo lường là cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả
Các bạn phải chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho tuần tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là năm tiếp theo. Bởi vì một kế hoạch dòng tiền chuẩn xác có thể báo động tốt nhất cho các vấn đề trước khi nó xảy ra.
Việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ đơn giản là cái nhìn thoáng qua trong tương lai mà phải được rèn luyện. Theo đó, các bạn phải rèn luyện khả năng dự đoán để cân bằng một số yếu tố như việc xử lý triệt để khoản nợ của khách hàng khi xác định những chi phí sắp tới, lịch sử thanh toán của khách hàng và sự kiên nhẫn của nhà cung cấp.
Hãy cẩn thận với những giả định không có cơ sở rằng, những khoản phải thu sẽ tiếp tục tới với cùng tỷ lệ thời gian mà các bạn có gần đây. Theo đó, những khoản phải trả có thể được kéo dài càng lâu càng tốt và bạn đã gộp các khoản chi phí như lãi vay, cải thiện vốn và những khoản thanh toán quan trọng. Ngoài ra, các bạn phải hạch toán doanh số bán hàng biến động theo mùa.
Hãy bắt đầu kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách thêm 1 lượng tiền mặt đang có sẵn vào lúc bắt đầu của 1 thời kỳ tiền mặt khác để được nhận từ những nguồn khác nhau. Trong thời gian đó, các bạn sẽ kết nối những thông tin thu thập được từ nhân viên bán hàng, nhân viên tín dụng, đại diện dịch vụ, bộ phận tài chính và nguồn khác. Trong mọi trường hợp, các bạn sẽ hỏi những câu giống nhau như có bao nhiêu tiền mặt từ khoản nợ của khách hàng, tiền lãi, chi phí dịch vụ, 1 phần khoản thu từ nợ xấu và những nguồn khác chúng ta sẽ có và có khi nào?
Phần tiếp theo của việc dự báo dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết các khoản tiền và thời gian chính xác sẽ chi trong khoảng thời gian tới. Điều này có nghĩa là các bạn không chỉ biết khi nào mình sẽ chi tiêu mà phải biết nó được chi trả vào cái gì.
Sẽ có danh sách các khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền như tiền thuê nhà, tiền lương, tiền công, tồn kho, những khoản thuế đã khấu trừ hay khoản phải trả khác. Bên cạnh đó, các bạn cũng phải lên kế hoạch dự báo dòng tiền với các khoản như thiết bị đã được mua bằng tiền mặt, lợi ích thanh toán, tiện ích, vật tư văn phòng, lệ phí chuyên nghiệp, chi phí quảng cáo, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí bảo trì và nguyên liệu những loại thiết bị, phương tiện vận tải, cổ tức tiền mặt.
Việc một người điều hành, quản lý, chủ doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch như vậy không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, đây là một trong những điều quan trọng nhất buộc mỗi doanh nghiệp phải làm. Những kế hoạch này rất quan trọng và được xếp hạng ngang bằng với bản báo cáo công việc hoặc kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho tương lai.
2. Cải thiện những khoản tiền cần phải thu
Nếu được trả tiền ngay khi vừa bán hàng, các bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền của mình. Tuy nhiên, thật không may vì điều này không xảy ra. Tuy nhiên, các bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu.
Ý tưởng căn bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà mọi người sản xuất vật tư và vật liệu ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành các khoản phải thu và các khoản phải thu trở thành tiền mặt. Dưới đây là những kỹ thuật có thể được sử dụng để làm điều này:
- Đưa ra các chính sách giảm giá cho khách hàng chi trả hóa đơn nhanh chóng.
- Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán ở thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.
- Yêu cầu kiểm tra tín dụng tất cả các khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt.
- Loại bỏ hàng tồn kho đã lỗi thời và hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà các bạn có thể nhận được.
- Kịp thời phát hành hóa đơn và theo dõi ngay lập tức nếu xuất hiện sự chi trả chậm trong khoảng thời gian tới.
- Theo dõi các khoản phải thu để xác định và ngăn chặn khách hàng trả chậm. Xây dựng chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.
3. Quản lý các khoản phải trả
Đỉnh điểm của việc tăng trưởng doanh số bán hàng có thể che giấu nhiều vấn đề. Khi đang quản lý một công ty phát triển, các bạn phải xem xét chi phí cẩn thận. Đừng bao giờ để bị “ru ngủ” trong sự thỏa mãn vì đơn giản, lúc này chỉ là việc mở rộng doanh số bán hàng. Bất cứ thời gian nào và bất cứ nơi nào thấy chi phí tăng cao hơn doanh số bán hàng, các bạn hãy kiểm tra chi phí cẩn thận để tìm ra chỗ để cắt giảm hoặc kiểm soát chúng. Dưới đây là một số lời khuyên của Rich Nguyen Academy cho việc sử dụng dòng tiền khôn ngoan:
- Hãy tận dụng đầy đủ những điều khoản thanh toán nợ. Trong trường hợp 1 khoản nợ được giải quyết trong vòng 30 ngày, các bạn đừng bao giờ trả nó trong vòng 15 ngày.
- Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để tiến hành thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. Các bạn sẽ duy trì tình hình hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ và sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt.
- Giao tiếp với những nhà cung cấp để họ biết tình trạng hiện tại của bạn. Nếu đến lúc cần trì hoãn việc thanh toán khoản nợ nào đó, các bạn sẽ cần tới sự thông cảm và tin tưởng của họ.
- Xem xét cẩn thận những lời chào giảm giá của các nhà cung cấp cho khoản chi trả sớm hơn. Bởi vì đây có thể là số tiền cho vay khá tốn kém của nhà cung cấp, hoặc họ có thể cung cấp một sự giảm giá trên tổng chi phí. Nếu thực hiện những lời chào mời này, các bạn sẽ gặp phải những trở ngại.
- Đừng bao giờ tập trung quá nhiều vào giá thấp khi lựa chọn nhà cung cấp. Bởi vì đôi khi, sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện được dòng tiền hoăn là việc mặc cả cho mức giá hời.
4. Biết cách vượt qua sự thâm hụt
Sự thật là bạn sẽ nhìn thấy trước hoặc thấy chính mình trong tình huống thiếu tiền mặt để thanh toán cho các hóa đơn, chỉ là sớm hay muộn mà thôi. Điều này không có nghĩa bạn là một nhà kinh doanh thất bại. Bởi vì bạn hoặc bất cứ doanh nhân bình thường nào cũng không thể dự đoán được tương lai một cách hoàn hảo. Đây là điều bình thường nhưng những tập quán kinh doanh hàng ngày có thể giúp đỡ các bạn quản lý sự thâm hụt. Chìa khóa để quản lý sự thâm hụt dòng tiền là nhận thức vấn đề sớm và chính xác nhất có thể. Một số cách giúp bạn vượt qua sự thâm hụt tốt nhất là:
4.1. Vay tiền ngân hàng
Ngân hàng luôn thận trọng còn khách hàng luôn muốn có tiền ngay trong ngày khi đi vay. Thực tế là ngân hàng rất muốn giúp để bạn được vay tiền trước khi cần nhưng vì một lý do nào đó, nếu thiếu sự cẩn thận, mọi người sẽ dễ bị thất bại trong kế hoạch của mình. Lúc này, chủ ngân hàng sẽ không thể giúp đỡ bạn.
Nếu giả định ngay từ lúc đầu rằng, bạn sẽ thiếu tiền vào một ngày nào đó, chắc chắn bạn có thể sắp xếp hồ sơ tín dụng để vay tiền. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng vay tiền vào bất cứ lúc nào mà mình cần.
4.2. Vay tiền nhà cung cấp
Trong trường hợp ngân hàng không giúp đỡ, các bạn hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là những người quan tâm đến bạn hơn và họ sẽ hiểu hơn về công việc kinh doanh. Lúc này, bạn có thể nhận được điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với khoản tiền vay khổng lồ và chi phí thấp. Đây chắc chắn là điều đặc biệt nếu bạn từng là khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của mình.
4.3. Sử dụng dịch vụ trung gian nhờ thu hồi công nợ
Xem xét sử dụng trung gian. Đây là những dịch vụ tài chính có thể trả cho bạn những khoản phải thu mà bạn không thể thu về trong 1 tuần hoặc 1 tháng tới. Tuy nhiên, bạn phải chấp nhận thu về ít hơn một chút so với những gì có thể tự thu vì những dịch vụ trung gian này thường đòi hỏi 1 mức chiết khấu nhất định. Tuy nhiên, các bạn sẽ loại bỏ được rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung và hoạt động hiện tại của bản thân mà không phải vay mượn.
4.4. Yêu cầu khách hàng đẩy nhanh tiến độ thanh toán
Hãy trình bày về hoàn cảnh và trong trường hợp cần thiết, các bạn nên đưa ra chiết khấu phần trăm hoặc thanh toán 1 phần trước. Bên cạnh đó, mọi người cũng nên theo sát những khách hàng khác và đưa ra mức giảm giá bất ngờ nếu họ trả tiền ngay hôm nay.
4.5. Bán hoặc cho thuê những tài sản sẵn có
Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể tăng dòng tiền bằng cách bán hoặc cho thuê những tài sản như thiết bị, máy móc, hệ thống điện thoại, máy tính và nội thất văn phòng,… Những công ty cầm cố tài sản luôn sẵn sàng thực hiện giao dịch này. Nó không rẻ mạt nhưng bạn có thể mất tài sản nếu không thể thanh toán tiền cho họ đúng hạn.
4.6. Lựa chọn hóa đơn phải chi trả một cách cẩn thận
Các bạn không nên trả những cái nhỏ nhất mà thả trôi các khoản còn lại. Tốt nhất, mọi người nên chi trả cho nhân viên mới trước nhân viên cũ. Việc trả tiền cho nhà cung cấp là điều quan trọng tiếp theo. Đồng thời, hãy yêu cầu hoãn lại nếu bạn có thể thực hiện thanh toán 1 phần hoặc bỏ qua khoản thanh toán đó.
Trên đây là những cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả mà Rich Nguyen Academy muốn chia sẻ với các bạn. Nếu muốn tìm hiểu thêm về dòng tiền, hãy tham gia ngay các khóa học Chiến lược đầu tư bất động sản chuyên nghiệp tại Rich Nguyen Academy. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ theo số hotline: 1900 9999 79 để được tư vấn tốt nhất.
- Youtube : RICH NGUYEN
- Fanpage : Rich Nguyen Academy
- Facebook diễn giả: Rich Nguyen
ĐỪNG BỎ LỠ
