Bất cứ doanh nghiệp nào khi triển khai dự án đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định nên việc quản lý rủi ro dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chúng giúp doanh nghiệp lường trước được những tình huống xấu có thể xảy ra và ảnh hưởng tới chất lượng của dự án. Vậy khi quản trị rủi ro dự án cần phải xét đến những yếu tố nào? Quản trị rủi ro dự án mang lại những lợi ích gì? Những sai lầm thường gặp khi quản lý rủi ro là gì? Quy trình quản lý rủi ro các dự án ra sao? Cùng tham khảo những nội dung này ở bài viết bên dưới của Rich Nguyen Academy.
Mục lục
1. Những yếu tố cần xét đến khi quản lý rủi ro dự án
Trước tiên, để nắm bắt những yếu tố căn bản khi quản lý rủi ro các dự án, bạn phải hiểu rõ bản chất quản lý rủi ro dự án là gì? Hiểu một cách nôm na, đây là nghệ thuật giúp nhận biết và phân tích những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra dự án.
Bên cạnh đó, quản lý rủi ro còn giúp doanh nghiệp có thể dự đoán và lường trước được những cách xử lý để đạt được mục tiêu với kết quả cao nhất của dự án. Trên cơ sở này, dưới đây là những yếu tố cơ bản cần phải xét đến khi quản trị rủi ro dự án:
- Khả năng xảy ra rủi ro trên thực tế
- Tác động hay mức độ ảnh hưởng của rủi ro tới dự án
- Thời gian dự kiến xảy ra rủi ro và tần suất xảy ra rủi ro
2. Tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án
Quản trị rủi ro dự án mang tới cho doanh nghiệp những lợi ích hấp dẫn như sau:
Rủi ro có thể xảy ra với dự án theo hướng tích cực hoặc tiêu cực. Khi dự đoán được những tình huống phát sinh, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc tìm ra những biện pháp giảm thiểu yếu tố tiêu cực và làm tăng cơ hội.
- Quản trị rủi ro dự án giúp xử lý tình huống nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian, chi phí phát sinh cho các doanh nghiệp.
- Áp dụng quản lý rủi ro vào mọi mặt của dự án như thời gian và nhân sự nên kế hoạch của dự án sẽ mang tính thực tiễn, cũng như có giá trị áp dụng hơn.
- Tăng cường công tác quản trị giúp bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục và tăng cường các giá trị như tài chính, thương hiệu,…
- Giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững và liên tục tăng cường những giá trị như thị phần, tài chính, thương hiệu,…
3. Cách phân loại rủi ro trong dự án
Muốn quản trị rủi ro dự án, bạn cần phải nắm bắt được tất cả những rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là những cách phân loại rủi ro trong dự án bạn nên biết:
- Xét rủi ro bên ngoài gồm các quy định của pháp luật và địa điểm thực hiện dự án,…
- Xét rủi ro nội bộ gồm thay đổi nhân sự, thay đổi phạm vi, thay đổi tiến độ hoặc ngân sách,…
- Xét rủi ro kỹ thuật gồm thay đổi công nghệ hoặc quy trình kỹ thuật
- Xét rủi ro thương mại gồm các điều khoản trong hợp đồng và đơn vị cung cấp,…
- Xét rủi ro không lường trước được tới từ khách hàng, thay đổi về văn hóa, khả năng ứng phó,…
Bên cạnh đó, căn cứ vào kết quả rủi ro có thể phân loại như sau:
- Rủi ro dẫn tới kết quả lỗ hoặc lãi của dự án
- Rủi ro có sự mất mát về người, tài sản,…
Ngoài ra còn có những rủi ro xuất phát từ phạm vi dự án, vật tư, tài nguyên, phát sinh chi phí, sự hài lòng của khách hàng,… Hiện nay, những rủi ro được phân loại chủ yếu là rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên vẫn còn xuất hiện 1 loại rủi ro phi sự kiện bao gồm rủi ro vì không thể dự đoán các thay đổi trong tương lai và rủi ro xuất phát từ sự thiếu hiểu biết.
4. Quy trình đánh giá mức độ rủi ro các dự án
Khi đã phân loại được rủi ro dự án, tiếp theo doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình đánh giá mức độ rủi ro dự án với những bước như sau:
4.1. Xác định các đe doanh và cơ hội mà rủi ro có thể mang lại
Nhiều người nhầm tưởng rằng rủi ro chỉ gồm các phát sinh theo hướng tiêu cực. Tuy nhiên, chúng có thể tới từ 2 phía là cơ hội và mối đe dọa. Do đó, cần phải tập trung xác định cả những đe dọa và cơ hội có thể xảy ra.
Để làm được điều này, các bạn cần có sự tham gia góp ý và đề xuất tới từ những thành viên trong nhóm thực hiện dự án. Khi huy động được toàn bộ nguồn nhân lực, chắc chắn doanh nghiệp sẽ tìm được những ý kiến độc đáo và hiệu quả.
4.2. Đánh giá khả năng có thể xảy ra
Sau khi đã liệt kê các rủi ro trong dự án, doanh nghiệp hãy đánh giá lần lượt các dự án và xác suất có thể xảy ra rồi xếp loại từ cao tới thấp.
4.3. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro
Bước cuối cùng là đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đánh giá cụ thể những tác động mà rủi ro mang tới cho dự án để tìm giải pháp khắc phục sự cố hoặc tiếp cận với cơ hội vì rủi ro dự án mang đến.
5. Quy trình các bước quản lý rủi ro dự án
Mọi người có thể tham khảo quy trình 5 bước quản lý rủi ro trong dự án như sau:
5.1. Động não
Để quản lý tốt rủi ro trong dự án, những thành viên tham gia cần phải bàn bạc kỹ lưỡng những rủi ro và xác định cách đối mặt với chúng. Hãy “động não” để tìm câu trả lời cho những câu hỏi như:
- Bạn có thể chịu đựng được bao nhiêu rủi ro, mức độ, tính chất như thế nào để hoàn thành dự án? Nếu không vượt qua thì có thể từ bỏ dự án không?
- Các giai đoạn thực hiện việc quản lý rủi ro trong dự án ra sao?
- Khi rủi ro dự án xảy ra, nhân viên trực tiếp hành động hay sẽ cần tư vấn?
5.2. Xác định các rủi ro cần quản lý
Khi đã xác định được mức độ rủi ro dự án có thể tiếp nhận, các bạn nên phân loại các rủi ro theo thứ tự và phân bổ thời gian thật phù hợp. Hãy lưu ý đến những ảnh hưởng mà rủi ro mang lại và dành nhiều thời gian để giải quyết chúng.
5.3. Xác định nguồn gốc của rủi ro dự án
Sau đó, các bạn hãy dành thời gian để tìm hiểu những dấu hiệu trước khi xảy ra rủi ro. Đây là tiền đề giúp mọi người xác định được nguồn gốc của rủi ro.
5.4. Xây dựng phương án hành động để đối phó với rủi ro
Phải làm gì khi rủi ro xảy ra với dự án của bạn? Đây là vấn đề quan trọng nhất trong quy trình quản trị rủi ro trong dự án. Bạn phải lập kế hoạch quản lý rủi ro với những biện pháp ứng phó thích hợp cho mỗi rủi ro cụ thể.
Bên cạnh đó, mọi người cũng phải phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên và trách nhiệm cụ thể. Ở bước này, bạn phải bảo đảm các phương án ứng phó với rủi ro trong quản lý dự án phải cụ thể, chi tiết và thông báo tới từng thành viên trong nhóm.
5.5. Đánh giá rủi ro và cải thiện
Đây là bước cuối cùng của quy trình quản trị rủi ro sau khi hoàn thành dự án. Bạn phải đánh giá dự án đã thực hiện đúng phần trăm như kế hoạch đã đề ra. Việc ngăn chặn những rủi ro phát sinh có gây ảnh hưởng gì tới dự án không. Từ đó đánh giá đúng hiệu quả của quản lý dự án và đưa ra các bài học kinh nghiệm.
6. Những sai lầm thường gặp khi quản trị rủi ro dự án
Không phải việc quản lý rủi ro nào cũng thành công, trên thực tế, các doanh nghiệp thường gặp phải những sai lầm như sau:
- Không tìm hiểu chi tiết về dự án khi xác định rủi ro nên sau khi kết thúc dự án, việc giải quyết rủi ro gây thiệt hại lớn và làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới kế hoạch thực hiện dự án ban đầu.
- Việc xác định rủi ro được thực hiện qua loa, quá sớm, dự phòng vô tội vạ mà không tiến hành đủ các bước theo quy trình.
- Không có sự tham gia góp ý của các thành viên trong nhóm dự án về xác định rủi ro mà dùng quy trình định lượng rủi ro. Do đó, những rủi ro trong quản lý dự án được xác định chung chung và chưa thật sự phù hợp với thực tế.
- Bỏ qua các danh mục rủi ro quan trọng như thị trường, rủi ro,…
- Sử dụng duy nhất 1 biện pháp xác định rủi ro mà không tiến hành kết hợp và phân tích.
- Lựa chọn phương án ứng phó đầu tiên và nhanh chóng mà không xem xét tổng thể để chọn phương án phù hợp hơn.
- Việc quản lý rủi ro không được chú trọng đúng mức và không được giải thích cụ thể cho từng thành viên để xác định trách nhiệm, cũng như phân công nhiệm vụ.
Trên đây là những nội dung chi tiết về quản lý rủi ro dự án mà Rich Nguyen Academy muốn chia sẻ đến mọi người. Hiểu về quản trị rủi ro dự án là biện pháp quan trọng dẫn tới sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, chúng tôi hy vọng các bạn sẽ áp dụng linh hoạt những thông tin này vào thực tiễn và lựa chọn hướng giải pháp hiệu quả nhất.
Nếu đang có nhu cầu tìm hiểu thêm kiến thức đầu tư bất động sản cùng diễn giả Rich Nguyen, mọi người hãy tham khảo thêm kiến thức tại link https://bdsthucchien.richnguyen.vn/. Hoặc liên hệ ngay với RNA theo số hotline: 1900 9999 79 để được tư vấn chi tiết hơn.
- Youtube : RICH NGUYEN
- Fanpage : Rich Nguyen Academy
- Facebook diễn giả: Rich Nguyen
ĐỪNG BỎ LỠ
